Melhorar a habilidade de compartilhamento com o gerenciamento de ativos digitais (DAM)

“Compartilhar é se importar”. Isso é o que escutamos o tempo todo. “Precisa saber o básico”. É o que escutamos dentro de empresas tradicionais. Pode não parecer a princípio, mas essas duas filosofias de compartilhamento de informações podem ter um impacto enorme no sucesso ou fracasso de uma empresa, na rotatividade e moral de funcionários.

A transparência pode impulsionar a inovação. O compartilhamento de conhecimento não contém reféns de informações, por isso nunca pode ser uma ferramenta para manter o poder sobre os outros. Quando o conhecimento é compartilhado, as pessoas se sentem mais valorizadas, mais informadas e ganham uma compreensão mais abrangente de um negócio e o que isso significa para o seu próprio trabalho.

Quando se tem uma base de compartilhamento, por exemplo o DAM, é fornecido uma cultura de colaboração, inovação e felicidade aos funcionários. Essa cultura, em combinação com iniciativas como gestão de ativos digitais (DAM) e gestão do conhecimento, leva aos funcionários informação, conhecimento, felicidade e curiosidade.

O gerenciamento de ativos digitais permite que organizações e pessoas encontrem, compartilhem, reutilizem e adaptem efetivamente suas bibliotecas de conteúdo digital. O DAM pode até ser uma ferramenta para facilitar o compartilhamento de conhecimento em uma organização, especialmente quando as restrições de ativos são minimizadas e a adoção da ferramenta pelo usuário é alta. Veja como:

COMPARTILHAMENTO VIA DAM: INCENTIVA A NAVEGAÇÃO CASUAL

Incentiva a navegação casual, ou seja, em busca de encontrar coisas por acaso. Em um sistema aberto de DAM, as pessoas podem “tropeçar” em arquivos digitais relevantes para o seu próprio trabalho, que podem ter sido produzidos por um departamento/equipe diferente ou talvez em um escritório diferente.

A navegação casual ocorre no contexto de navegar ou pesquisar um espaço de informação digital; as pessoas mergulham nos itens que as interessam, vagando de um tópico para outro, reconhecendo ao mesmo tempo informações interessantes e informativas no caminho.

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PRESERVA A MEMÓRIA INSTITUCIONAL E A PROPRIEDADE INTELECTUAL

A memória institucional é mantida mantendo uma coleção curada da propriedade intelectual da organização. Muitas organizações correm o risco de perder a memória porque os trabalhadores trocam de emprego muito rapidamente, sem passar adiante o que aprenderam. Mas esse conhecimento não é apenas uma informação importante para renunciar à “amnésia corporativa”, conhecimento e conteúdo que pertence à própria organização – a propriedade intelectual da empresa. Quando a memória institucional é preservada, os funcionários gastam menos tempo duplicando esforços e são capazes de realizar seu trabalho com mais eficiência.

Embora o DAM seja uma ferramenta e prática para ajudar a gerenciar e facilitar a descoberta de ativos em uma organização, o gerenciamento do conhecimento se refere a um conceito mais amplo de tráfego de informações e de conhecimento dentro de sua empresa. A gestão do conhecimento é “o processo de capturar, distribuir e efetivamente usar o conhecimento”.

É exclusivamente complementar ao gerenciamento de ativos digitais. Se ninguém documenta, armazena, captura ou compartilha informações ou registra arquivos digitais, como alguém pode efetivamente aplicá-las? Por exemplo, digamos que você tenha um sistema DAM, mas ninguém faz o upload do conteúdo, você tem um problema de compartilhamento de conhecimento, não um problema de DAM.

Aqui estão algumas maneiras de mostrar como você pode começar a usar os princípios do compartilhamento de conhecimento para influenciar as práticas de DAM em sua organização:

COMPARTILHAMENTO VIA DAM: INCENTIVAR A DOCUMENTAÇÃO

Facilitar uma cultura de compartilhamento, tornando-se um recurso para os outros. Você não precisa saber tudo e ser sempre a pessoa para as perguntas. Mas essas pessoas geralmente se enquadram em dois campos: aqueles que gostam de documentar o que sabem e aqueles que gostam de ser a pessoa que sabe tudo e, portanto, não querem documentar seus conhecimentos. Seja um documentador.

ENCORAJE O UPLOAD PARA REPOSITÓRIOS DIGITAIS

Não basta apenas ser um documentador – esse conteúdo precisa ser marcado, roteado, compartilhado e adequadamente carregado em um repositório digital para acesso. As pessoas precisam saber se podem usar o ativo que você criou e sobre o que é. Em outras palavras, você terá que fazer algumas tags de metadados.

COMPARTILHAMENTO VIA DAM: CONECTE PESSOAS COM RECURSOS DE INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

Esse é o objetivo do bibliotecário: conectar pessoas com recursos de informação e conhecimento e também deve ser o objetivo do profissional de gerenciamento de conhecimento ou do gerente de ativos digitais.

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