Como padronizar solicitações no marketing pode simplificar a rotina

Você e sua equipe de marketing podem se surpreender com quantas horas preciosas é possível economizar na semana com padronização de solicitações. 

Não há um número exato, mas estabelecer um padrão neste processo vai garantir mais fluidez e, consequentemente, melhor produtividade na sua rotina.

Sem esquecer que equipes que recebem demandas por diversos pontos de contato (e-mail, WhatsApp e outros), além de executarem a tarefa, ainda precisam fazer todo esse gerenciamento e organizar as demandas para não escapar nada.

Se o cenário atual na sua equipe é esse, calma! Leia este conteúdo até o final e descubra que existe uma saída.

Leia por tópicos ⬇

– Problemas de não padronizar as solicitações

– Entenda como padronizar as solicitações

– 5 Metodologias para organização de tarefas

Problemas de não padronizar as solicitações

Geralmente a equipe de marketing é cobrada a todo instante para criar peças criativas, dentro do prazo e com extrema qualidade.

Essa pressão é o principal motivo para padronizar as solicitações no marketing. Afinal, para criar projetos como solicitado é necessário um fator: tempo!

E sem padronização nas solicitações, o seu time vai perder tempo desnecessário para entender o que foi pedido, gerenciar e organizar as demandas. Confira alguns problemas de não padronizar:

• Perda de produtividade
  Um time que precisa parar as criações para gerenciar as demandas não consegue ser produtivo e dar conta das tarefas. 

• Tempo para ser apenas operacional
  Fazer projetos operacionais que não sejam repetitivos não é um grande problema. Mas, não ter tempo para focar em campanhas mais estratégicas atreladas ao seu objetivo torna você e sua equipe totalmente substituíveis.

• Falta de organização
  Uma equipe com as demandas desorganizadas pode ser surpreendida ainda mais por projetos urgentes que chegam a qualquer momento. É nessa hora que você vai precisar abrir mão de algo e escancarar a ineficiência na gestão do marketing.

• Bagunça que não mensura
  Muitas vezes uma equipe que vive uma rotina caótica até está executando muitos projetos. Mas, não consegue demonstrar valor para gerentes e diretores da empresa pelo simples fato de não mensurar e ter provas do que está sendo feito. Os números podem ser um aliado e escudo em momentos de crise, lembre-se disso.

• Briefings incompletos
  Sem um processo estabelecido, os solicitantes vão enviar as demandas como querem. Afinal, não são todos que possuem o mesmo conhecimento e vivência de marketing como a sua equipe.
  
  Aqui é importante fazer a sua parte, ao criar um processo e disponibilizar um modelo de briefing que deseja receber.

Entenda como padronizar solicitações

Os problemas de não padronizar solicitações todo profissional de marketing que se preze já sentiu e sente na pele.

A solução é começar a estabelecer processos para organizar e simplificar os pedidos de novas demandas. Confira como fazer abaixo!

• Centralize os pedidos em um só canal
  Pode ser uma ferramenta de fluxo de trabalho (workflow) ou um único canal de contato como e-mail.
  
  O importante aqui é não aceitar receber pedidos em mais de um ponto, afinal, isso vai exigir mais um gerenciamento no dia a dia. Alinhe isso com as áreas.

• Padronize briefings
  Um bom formulário com todas as informações necessárias é subestimado por outras áreas que não seja o marketing. 
  
  Porém, ao não ter um modelo de briefing padronizado, todos os envolvidos perdem. A equipe por não ter informações detalhadas para criar de forma mais ágil e assertiva. E a área que solicitou por aumentar as chances de receber o projeto fora da expectativa ou até mesmo com atraso, causado pelo vai e vem de aprovações.

• Alinhe a comunicação entre as áreas
  Segundo pesquisa da Content Marketing Institute, 53% dos profissionais de marketing consideram como maior desafio a comunicação entre as equipes. 
  
  Ter e oferecer clareza nas interações é fundamental para alinhar as expectativas de todas as partes. 
  
  Se for preciso, marque uma reunião ou use uma ferramenta que centralize a comunicação para que todos fiquem na mesma página.

• Feedbacks são fundamentais
  Quando todas as partes estão realmente engajadas para entender e melhorar o processo, a cultura de feedbacks guia os próximos passos. E quanto mais ágil for o retorno, será mais fácil de ver o resultado na prática.

5 Metodologias para organização de tarefas

Você já entendeu que padronizar as solicitações pode oferecer minutos e horas preciosas para focar em outras tarefas e projetos. Aumentar a sua produtividade pode potencializar seus resultados e atingir até as metas mais ousadas.

Mas, antes de cobrar outras áreas é preciso ter em mente a organização interna do seu time. Por isso, as metodologias de organização de tarefas também são importantes para a rotina do marketing. Listamos algumas para você aplicar no seu dia a dia:

1. Kanban
   O termo de origem japonesa é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da utilização de colunas e cartões, simplificando a gestão de atividades. 
   
   Geralmente é dividido entre três colunas em que você deve colocar suas atividades em “a fazer”, “fazendo (ou em andamento)” e “feito”. Essa estrutura visual ajuda a ter mais controle das etapas e dos projetos que foram solicitados.
   

2. Pomodoro
   Essa técnica é uma metodologia de gestão de tempo que consiste em utilizar um cronômetro para dividir o seu fluxo de trabalho em intervalos de foco intenso e de descanso. 
   
   Para aplicar esse método é simples: trabalhe por ciclos de 25 minutos com foco total. Após, 25 minutos você pode descansar por 5 minutos. E ao completar 4 ciclos de pomodoro, você deve descansar entre 15 até 30 minutos. 
   
   O método é ótimo para quem não consegue trabalhar sem mexer no celular a cada 5 minutos para checar as redes sociais.

3. GTD (Getting Things Done)
   Essa é a ferramenta de produtividade pessoal criada por David Allen, autor do livro “A arte de fazer acontecer” e consiste em uma metodologia que permite as pessoas a retomarem o controle de seu dia a dia. A filosofia do método pode ser aplicada em 5 passos, são eles: 

• Passo 1: Capturar ou coletar
  O que te deixa aflito no trabalho? É isso que esse passo tenta resolver. Tudo o que demanda atenção deve ser coletado e processado. Ou seja, o objetivo desta etapa é liberar espaço na mente, trazendo mais clareza e foco no presente. 

• Passo 2: Processar ou Esclarecer
  A busca aqui está em reorganizar as ideias e conseguir ter uma imagem clara dos próximos passos da execução.

• Passo 3: Organizar
  Depois de entender e processar as tarefas, é preciso verificar o que deve ser priorizado, de acordo com a sua urgência. Isso vai ajudar a entregar projetos sempre no prazo.

• Passo 4: Refletir
  Revise e reflita se o seu fluxo de trabalho está realmente funcionando na prática. É preciso analisar e monitorar cada progresso de perto para fazer os ajustes necessários na rotina. 

• Passo 5: Executar
  Depois de organizar tudo, é hora de colocar a mão na massa e executar as tarefas. 

4. Método Ivy Lee
   Um método consagrado que ganhou fama como método para preguiçosos em 5 passos, são eles: 

• Ao final de cada dia de trabalho, anote as 6 coisas mais importantes que você precisa fazer amanhã. Não escreva mais de 6;

• Priorize os 6 itens por ordem de importância. Do maior para o menor;

• Ao chegar ao trabalho no dia seguinte comece pela primeira tarefa – a mais importante do dia. Trabalhe nela até finalizá-la. Só então, passe para a segunda tarefa;

• Faça o mesmo com o restante da sua lista. Ao final do dia, se houver algum item inacabado, mova-os para a lista do dia seguinte e amanhã inicie por eles. 

• Repita o mesmo processo todos os dias.

5. Regra dos 2 Minutos
   Se a tarefa que acabou de chegar até você demora menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente.
   
   Mas, se ela demora mais do que isso, coloque a solicitação na sua fila de tarefas e reveja as prioridades.

Enfim, é importante ressaltar que a padronização de processos está totalmente ligada a produtividade e simplicidade na rotina de marketing.

Porém, imprevistos sempre podem acontecer e esses processos jamais devem engessar seu dia a dia. Eles servem para guiar e ajudar no cotidiano para que você consiga atingir seus objetivos da melhor forma.