Workflow: o que é e como otimizar o fluxo de trabalho

Nos últimos anos, o termo workflow (ou “fluxo de trabalho”, em tradução livre) tornou-se uma palavra mais frequente na comunidade empresarial.

Aliada à tecnologia de softwares, a gestão de tarefas de um workflow é responsável por conectar pessoas aos processos de organização da empresa de maneira padronizada e com etapas pré-estabelecidas.

É por meio de sistemas de workflow conhecidos como WFMS (Workflow Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho) que se torna possível gerenciar fluxos recorrentes e aplicá-los a diversas áreas da empresa.

Isso aumenta consideravelmente, por exemplo, a garantia de que processos com etapas sequenciais bem definidas sejam realizadas na ordem correta dentro do negócio.

Além, é claro, de diminuir gargalos nos processos, aprimorar o alinhamento interno de demandas e possibilitar a centralização de diferentes fluxos de trabalho em um só lugar.

Gostou da ideia de ter um sistema de workflow na sua empresa? Continue lendo o artigo e descubra como implementá-lo!

O que é workflow?

A tradução de workflow para o português é “fluxo de trabalho”, em que o significado diz respeito a uma sequência de etapas essenciais para automatizar e padronizar processos corporativos.

Simplificando, o workflow estabelece rotinas organizacionais que otimizam e aceleram processos, além de permitir a transmissão desses fluxos de trabalho de uma pessoa para a outra com maior facilidade dentro da empresa.

Fazem parte desta forma de automação de processos, por exemplo, atividades como regras de procedimentos e controle e gerenciamento de dados internos e externos, elementos indispensáveis para uma gestão de marca eficaz.

Inclusive, ter uma boa gestão de tarefas no workflow pode ser um grande diferencial na eficiência de trabalho de uma empresa, especialmente ao lidar com franquias, pontos de venda, filiais e grandes negócios.

Isso porque é esta gestão de tarefas que permite à empresa monitorar, preservar e replicar processos de forma mais rápida e fácil.

•  Melhora drasticamente os resultados do seu negócio, pois facilita uma visualização ampla de processos e do andamento de tarefas;
• Permite uma melhor colaboração e comunicação entre os funcionários;
• Possibilita uma melhor identificação de gargalos de produção.

Benefícios do workflow

Os fluxos de trabalho podem ajudar na agilidade e na automação de processos e de tarefas recorrentes na organização, o que minimiza espaço para erros e aumenta a eficiência da empresa como um todo.

Dessa forma, o workflow:

•  Melhora drasticamente os resultados do seu negócio, pois facilita uma visualização ampla de processos e do andamento de tarefas;
• Permite uma melhor colaboração e comunicação entre os funcionários;
• Possibilita uma melhor identificação de gargalos de produção.

Veja ainda mais benefícios do workflow para a sua empresa logo abaixo:

Centralização de projetos em um só lugar

Após a escolha de um sistema de workflow, todos os fluxos de trabalho, com demandas e entregas, ficam disponíveis no mesmo software.

Acompanhamento da evolução das demandas por toda a equipe

Como há a centralização de fluxos na mesma ferramenta, fica mais fácil de todos os colaboradores incluídos no software acompanharem as demandas com mais transparência e controle.

Análise de rentabilidade e de eficiência facilitada

Para os gerentes, também se torna mais prático analisar quais equipes estão conseguindo fazer os processos fluírem com eficácia e quais processos precisam de alterações para beneficiar a rentabilidade da empresa.

Identificação de gargalos e redução de custos

Quando os processos se tornam mais visuais dentro de um software de workflow, perceber quais são os pontos de travamento e de atraso de fluxos de trabalho se torna mais rápido.

Com isso, há também uma redução de custos significativa com processos que estavam lentos devido a gargalos de produção não identificados antes.

Melhor comunicação e alinhamento de decisões

Dentro de uma ferramenta de workflow realmente eficiente, as diretrizes de cada tarefa ficam registradas e é possível escolher pessoas responsáveis por cada demanda, o que diminui ruídos de comunicação.

Aumento do desempenho final

Com equipes alinhadas, processos bem definidos e fluxos em constante análise para identificação de pontos de travamento, o tempo com atividades operacionais diminui, o desempenho final da empresa aumenta e a rentabilidade do negócio só tende a crescer.

Como escolher um sistema de workflow?

Na hora de decidir qual software deve ser utilizado para gerir o workflow da sua empresa, é necessário se atentar para: 

• as funcionalidades da ferramenta;
• a facilidade de contato com o suporte do sistema;
• a simplicidade de implementação no(s) seu(s) time(s);
• o layout (que deve ser de fácil compreensão).

Destaque nas características listadas acima, o Deskfy é o nosso software com sete módulos voltados para a gestão de marca eficiente, sendo um deles o Módulo Solicitações, que é ideal para administrar o workflow da sua empresa.

Com o Módulo Solicitações do Deskfy, você e sua(s) equipe(s) conseguem: 

• Criar modelos de briefings customizáveis;
• Adicionar e editar colunas conforme as regras de processos internos;
• Acompanhar o andamento de demandas em quadros intuitivos;
• Eleger um responsável por cada tarefa e etapa do processo;
• Adicionar anexos e solicitar aprovações por etapa;
• Manter salvas todas as versões do briefing;
• Utilizar filtros para encontrar e gerar relatórios sobre as demandas do time;
• Segmentar usuários e criar controles de acesso;
• Acessar o software de workflow em versão desktop ou por aplicativo mobile.

O que analisar após a implementação do workflow?

Adotar estratégias de análise após a implementação de um sistema de workflow é essencial, pois assim será possível analisar o retorno de investimento (ROI) do software adquirido. 

• Dentro do sistema, analise quais são os processos que mais causam demoras ao seu departamento ou organização;
• Analise quais são as redundâncias e em quais etapas acontecem retrabalho;
• Identifique quais são as tarefas que devem ser automatizadas primeiro;
• Crie um novo plano de organização com as alterações;
• Defina métricas específicas para medir o seu retorno de investimento.

Resultados esperados de um bom workflow

Depois de implementar o workflow com o Deskfy na sua equipe e no seu negócio, resultados diretamente ligados à otimização de tempo e à diminuição de gargalos serão percebidos gradualmente no dia a dia.

Além disso, há benefícios ainda mais palpáveis no cotidiano de equipes com workflow estabelecido. São eles: 

• Aprovações simples de tarefas com muitas etapas tornam-se mais fáceis de visualizar por toda a equipe;
• Tarefas “sem dono” diminuem, já que vira rotina eleger um responsável por cada uma;
• Processos antes confusos ganham roteiros pré-determinados e são facilmente repercutidos por outras equipes;
• Anexos que se perdiam podem ser anexados junto a tarefas específicas;
• Fluxos de trabalho que não tinham padrão para avançar passam a ser organizados por etapas que diminuem caminhos desnecessários e aceleram o dia a dia da empresa.

Implementar um software de workflow na sua empresa é a melhor forma de gerenciar os fluxos de trabalho das suas equipes.

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