Como fazer um Briefing completo em 8 passos

Um briefing ou a falta dele pode impactar diretamente no resultado final da criação de um material/conteúdo, no tempo de desenvolvimento e até na quantidade de refações.

Além da importância para acelerar as entregas e melhorar a qualidade do projeto, esse documento é mais simples de fazer do que parece.

Quer saber como criar um briefing do zero, completo e de forma simples? Leia este conteúdo até o final e descubra!

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– O que é Briefing?
– Importância de criar um bom Briefing
– 8 passos para montar um Briefing
– Modelo gratuito de Briefing

O que é Briefing? 

Surge do verbo inglês “to brief”, que significa resumir. Portanto, Briefing é um documento criado pelo solicitante com todas as informações necessárias (de maneira objetiva) para a criação e execução de um projeto. 

Essas informações podem ser básicas (como prazos, público-alvo e formatos), além de ideias e direcionamentos estratégicos importantes sobre o pedido.

Vale lembrar que um áudio e até mesmo uma reunião podem ajudar, mas não substituem este documento, que está ali para registrar oficialmente a solicitação. 

Além disso, é muito importante que esse questionário ofereça contexto e traga informações das mais complexas até as mais simples, mesmo que a resposta pareça óbvia. 

Importância de criar um bom Briefing

Esse material é um processo imprescindível para comunicação e alinhamento entre os envolvidos no planejamento, execução e aprovação de um projeto ou demanda. 

A importância de criar um bom briefing está justamente nesta relação. De acordo com dados da Content Marketing Institute, para 53% dos entrevistados, o maior desafio para profissionais de marketing é a comunicação entre as equipes.

Por isso, é fundamental apresentar e comunicar bem o que se espera com o projeto e dar os direcionamentos de forma clara e objetiva. Afinal, um briefing bem feito tem impacto direto no resultado final do projeto e pode:

• Reduzir o tempo de produção
  Informações claras, organizadas e bons direcionamentos ajudam a equipe de criação a reduzir incertezas e focar no que precisa ser entregue com mais agilidade. Dessa forma, os prazos são cumpridos e não geram gargalos.

• Diminuir as refações
  O retrabalho é uma realidade comum no marketing e no dia a dia de quem trabalha com comunicação, mas que pode ser transformado. Alinhar expectativas, seja com a inclusão de referências e boas práticas, além de apresentar o que não se espera no projeto, pode reduzir as alterações.

• Potencializar a qualidade da entrega
  Quando o time de criação cuida de dois ou mais clientes, é preciso focar ainda mais no contexto do briefing. No documento é fundamental acrescentar as preferências daquele cliente, contexto e tudo que puder apresentar o cenário do cliente final. Dessa forma, fica mais simples fazer entregas mais certeiras e elevar a qualidade do conteúdo.

Mas, a pergunta que fica é: como posso montar um briefing completo do zero e de forma simples? Continue lendo e descubra!

8 passos para montar um Briefing completo

1. Contexto (Background)
   Essa é uma etapa anterior ao projeto. Aqui você vai apresentar um pouco do contexto do solicitante (empresa ou área), inserir informações importantes que podem ser utilizadas como inspiração e/ou devem estar presentes na criação.
   
   Exemplo: A Deskfy tem mais de 4 anos no mercado, com milhares de usuários ativos e solicitou um vídeo institucional que apresente um pouco o DNA da empresa, focado em resultados; em um ambiente remoto e saudável para seus colaboradores e com empatia para com seus clientes.

2. Breve Descrição do Projeto
   Aqui é interessante resumir sobre o que se trata essa solicitação. Assim, como uma sinopse de filme é fundamental ser objetivo e claro.
   
   Exemplo: solicito a criação de um post quadrado de redes sociais (Instagram e Facebook) para o Natal. A imagem deve focar na família reunida e não em conceitos clássicos, como presente de Papai Noel. Preciso do conteúdo pronto até dia 15/12. 

3. Objetivo 
   Criar um material sem objetivo claro é pedir para receber uma tarefa genérica, que pode não atingir todo o potencial que poderia. 
   
   O que você deseja? Um site, uma imagem para rede social ou um e-mail marketing? Seja o formato que for,  defina o escopo e o objetivo ou os objetivos.

4. Público-alvo
   Quem nós queremos impactar? Esse apontamento indica um caminho mais confiável para o time de comunicação/marketing seguir.
   
   A maioria das empresas mais estruturadas trabalham com personas (que são representações de pessoas do seu público). Assim, fica mais fácil se conectar com o seu público e entender o que ele gosta e não gosta.
   
   A dica aqui é conhecer suas personas para conseguir atingi-los de forma certeira.

5. Formatos e referências
   Aponte no briefing qual o destino do projeto. O formato é uma peça para redes sociais, para o blog ou para um material rico? É preciso especificar, afinal, cada uma dessas opções tem seus tamanhos e particularidades para se criar um conteúdo.
   
   E é interessante sempre colocar referências externas de conteúdos que você acredita que seja um bom exemplo, que pode inspirar o time de criação. 

6. Prazos (deadline) e Prioridade
   Aqui é fundamental para o planejamento. Quanto antes você enviar o material completo, mais rápido ele entrará na fila para a produção. Por isso, defina um prazo final que precisa ser cumprido (sempre levando em conta tempo hábil para possíveis alterações).
   
   Além disso, indique a prioridade para a equipe de comunicação se organizar, rever prioridades e criar um cronograma de execução.

7. Responsáveis 
   Deixe claro quem são os envolvidos no projeto e quem ficará responsável por cada parte. Desde a solicitação até a aprovação. 
   
   Assim, fica mais fácil saber quem procurar em cada etapa e reconhecer os pontos nos processos que podem ser melhorados.

8. Orçamento(budget)
   Essa opção é fundamental para solicitações que precisam contratar produtos e serviços de fora da empresa. Como, por exemplo, um kit boas-vindas ou cotação de profissional freelancer para execução de um projeto.
   
   Indicar o teto de gasto para esse projeto é importante para a equipe de comunicação ou marketing se adequar àquela realidade.
   
   

Modelo de briefing 

Abaixo você encontrará algumas perguntas cruciais que devem estar no questionário do seu briefing.

Com todas elas preenchidas, é possível oferecer para o time de criação um panorama e informações necessárias para ter um projeto final de qualidade. 

Vale lembrar que o modelo abaixo pode variar de acordo com a especificidade do projeto, empresa e serviço. Dessa forma, fique à vontade para personalizá-lo adaptando para a sua realidade. Confira!

1. Contexto (Acrescente aqui informações importantes sobre a empresa/produto):
2. Resumo da solicitação (descreva brevemente):
3. Qual é o objetivo do projeto? E o que se espera dele?
4. Qual é o público-alvo/mercado-alvo?
5. Onde o projeto será publicado (formato, exemplo: blog, Instagram, Newsletter)?
6. Insira abaixo referências para o projeto (links, imagens e textos):
7. Qual é o prazo final para entrega? E qual é a prioridade (baixa, média, alta ou urgente)?
8. Quem são os responsáveis por cada parte do projeto?
9. Existe um orçamento? Se sim, qual?

Agora, você já sabe como criar briefings completos de forma simples e organizada. Isso vai ajudar melhorar os processos internos e potencializará o resultado final das criações.