Comunicação externa: o que é, como fazer e qual a importância

Toda empresa que almeja crescer deve manter canais de comunicação externa com os seus públicos internos e externos de interesse.

Mas quando o assunto diz respeito aos públicos de fora do negócio, qual é a importância de administrar e de alimentar esses canais de comunicação direta?

Quais são os benefícios de uma comunicação externa consistente para a gestão de marca? Como ela se difere da comunicação interna? Continue lendo que nós vamos explicar!

Navegue pelos tópicos:

• O que é comunicação externa?

• Qual a diferença entre comunicação externa e interna?

• Objetivos da comunicação externa

• Pontos cruciais para uma comunicação externa eficiente

• Canais de comunicação externa

• Por que a falta de padronização na comunicação é um problema?

• Como a tecnologia pode ajudar a padronizar a comunicação

O que é comunicação externa?

A comunicação externa é toda comunicação direcionada aos públicos externos de interesse da empresa.

Isso inclui clientes, concorrentes, fornecedores, prestadores de serviços, parceiros, investidores, governo, imprensa e sociedade em geral.

Portanto, comunicação externa (também conhecida como “CE”) é qualquer informação que a empresa distribua ao público, seja ela sobre a própria organização ou sobre seus produtos e serviços.

Isto é, a comunicação externa apresenta o posicionamento e os valores da marca de forma corporativa para públicos externos ao negócio.

Qual a diferença entre comunicação externa e interna?

A principal diferença entre comunicação externa e comunicação interna é o público-alvo.

Enquanto a comunicação interna da empresa tem como objetivo alcançar os colaboradores da organização, a comunicação externa busca atingir, da maneira mais eficiente e positiva possível, os públicos de interesse externos à organização.

Por isso, um bom plano de comunicação externa não só define o público-alvo, mas também foca em promover a corporação da forma correta e em realizar ações que aumentem a receita do negócio.

Objetivos da comunicação externa

As estratégias e os objetivos da comunicação externa sustentam como uma empresa se conecta com as partes interessadas fora da organização.

Em resumo, pode-se dizer que os maiores objetivos deste tipo de comunicação são: 

• Divulgar corretamente os valores e o posicionamento da empresa para os públicos externos de interesse do negócio;
• Gerar conhecimento de marca, produto e/ou serviço no mercado;
• Conquistar novos clientes por meio da produção de conteúdo estratégico;
• Cultivar uma boa reputação da empresa por meio de diferentes canais.

Pontos cruciais para uma comunicação externa eficiente

Antes de começar um planejamento de comunicação externa, é necessário ter os seguintes pontos em mente: 

• Analisar as características do público-alvo (em que redes sociais estão, idade, perfil de consumo);
• Descobrir formas persuasivas e positivas de interagir e engajar com seus públicos;
• Criar conteúdos frequentes e consistentes que gerem interesse nas partes interessadas;
• Desenvolver uma identidade visual que combine com o seu tom de voz;
• Estudar sempre qual a forma mais assertiva de se comunicar com os diferentes recortes do seu público-alvo.

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Canais de comunicação externa

Com grande variedade de opções, o que não faltam são canais para realizar a comunicação externa e se conectar com seus públicos de interesse.

Alguns dos principais canais de comunicação externa são: 

• Notícias na imprensa (que podem ser potencializadas com a ajuda de uma assessoria de comunicação);
• Publicações em site ou blog;
• Contatos telefônicos;
• E-mail marketing (por meio de newsletters, por exemplo);
• Posts em redes sociais.

Por que a falta de padronização na comunicação é um problema?

Como escrito no início do texto, é por meio da comunicação que a empresa transmite o posicionamento e os valores que a movem.

É o conjunto de informações e de sinais divulgados pelo negócio que mostram para públicos internos e externos como a empresa quer ser vista.

Quando essa comunicação é feita de maneira organizada, coerente e consistente, ou seja, de forma sólida durante o tempo, fica mais claro para os públicos de interesse se é possível confiar na empresa, se ela promove o que defende, se o produto ou serviço que ela oferece realmente entrega valor.

Já quando as comunicações interna e externa da empresa não seguem um padrão, são confusas e incoerentes, os sinais e as informações entregues aos públicos de interesse colaboram para: 

• Gerar insegurança em possíveis clientes e investidores, que não sabem se podem confiar ou não no negócio;
• Desorganização interna na produção de conteúdos, já que as peças podem mudar de identidade de uma hora para outra por conta da falta de um fluxo pré-determinado;
• Associação a serviços e/ou produtos de má qualidade, pois se a primeira impressão for de bagunça e de falta de consistência, é ela que fica;
• Limitação do alcance das informações, porque é difícil que pessoas compartilhem com amigos e conhecidos comunicações inconsistentes.

Como a tecnologia pode ajudar a padronizar a comunicação

Para ajudar profissionais de marketing a planejar e a gerir os fluxos de comunicação externa nas empresas onde trabalham, existem ferramentas digitais que unem tecnologia e praticidade para otimizar processos.

Uma delas é o Deskfy, nosso software de gestão de marca equipado com sete módulos que centralizam diversas funções em apenas um sistema.

Um dos exemplos é o Módulo Artes, que permite adicionar templates com elementos bloqueados para que usuários de franquias, filiais e pontos de venda consigam customizar informações sem quebrar a identidade visual da empresa.

Isso diminui o tempo de espera de funcionários da ponta do negócio por alterações de peças gráficas e deixa designers mais tranquilos por saberem que essas peças podem receber ajustes sem haver quebra na consistência das comunicações da marca.

Isso é a tecnologia transformando processos de forma mais organizada, estratégica, centralizada e rápida, o que contribui diretamente para o dia a dia da operação voltada para comunicação externa.

Papel do software de gestão da marca

Ferramenta desenvolvida para otimizar fluxos de trabalho desde canais digitais até pontos de venda, o Deskfy oferece soluções que facilitam o cotidiano de times de marketing em todas as pontas do negócio.

Entre os sete módulos do Deskfy, três deles se destacam quando o assunto é facilitar a execução do planejamento de comunicação externa:

Módulo Artes: nele, é possível criar artes; bloquear partes de templates que não devem ser alteradas; fazer download de arquivos já em formatos ideais para as redes sociais.

Módulo Solicitações: nele, é possível gerenciar as tarefas de uma ou mais equipes; eleger responsáveis por cada demanda; aprovar e acompanhar fluxos de trabalho.

Módulo Checklist: nele, é possível estruturar auditorias em pontos de venda, filiais e franquias; armazenar imagens nas auditorias; atribuir responsabilidades ao auditor e ao auditado.

A ferramenta não pode auxiliar nas definições do seu público-alvo nem atuar diretamente com a operação de comunicação externa.

Por outro lado, a utilização da ferramenta pelo seu time de marketing facilita e acelera os processos de criação, de distribuição de materiais de marketing e de acompanhamento de demandas junto à equipe.

Assim, o software ajuda a empresa a executar o plano de comunicação externa de forma assertiva e ágil.

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